One fits all is no solution!

Business Communication Komponenten als Programmerweiterung

Wenn man vor zu vielen Erweiterungen das Programm nicht mehr sieht…

Eine Programmerweiterung mit einer scheinbar ausreichenden Outputmanagement-Komponente kann ganz schnell zu einer unnötig komplexen IT-Systemlandschaft führen. Das kostet am Ende nicht nur Geld, sondern auch viele Nerven. Gut funktionierende Kernsysteme zur unternehmensweiten Steuerung von Geschäftsprozessen bieten aber trotzdem built-in Lösungen für die Organisation der Unternehmenskommunikation an.

Da stellt man sich die Frage: Für welche Unternehmen sind diese built-in Lösungen sinnvoll, für welche aber komplett sinnlos?

Über welche Integrationslösungen sprechen wir?

Auf dem Markt gibt es derzeit sehr gute Standardsoftware für verschiedenste Unternehmensbereiche wie Controlling, Vertrieb, Einkauf, Produktion und Personalwesen. Sie helfen Unternehmen erfolgreich bei der digitalen Steuerung von diversen Geschäftsprozessen. Meistens ist dort aber keine Komponente für die externe Unternehmenskommunikation integriert. Das heißt, die Kundenkommunikation über diverse Channels ist nicht direkt mit diesen Bereichen verbunden, sondern muss manuell erstellt sowie mit den passenden Daten gefüllt werden.

Dadurch kommen einfache, statische Programmerweiterungen für Outputmanagement ins Spiel, welche nachträglich integriert werden können. Diese bieten die vermeintliche Lösung, das Kernsystem später mit Dokumentenerstellungs-Tools von der Stange, auszustatten. Die Nutzer können dann aus dem Kernsystem heraus Kommunikationsunterlagen erstellen. Theoretisch.

Diese Lösung hört sich erstmal gut an, da sie vor allem recht günstig zusätzlich erworben werden kann. Was viele User dabei aber schnell aus den Augen verlieren ist die Tatsache, dass mit zunehmenden Tools – für jeden Kanal eines – die Programme komplexer werden und nicht mehr einwandfrei funktionieren. Darüber hinaus sind sie meist nicht vielschichtig genug um den individuellen Anforderungen der Benutzer gerecht zu werden.

Daher sollte man seine unternehmensinterne Infrastruktur vor der Implementierung eine built-in Lösung genau unter die Lupe nehmen, um festzustellen ob die Integrationslösung in ALLEN Anforderungen den eigenen Geschäftsprozessen dienlich ist und ALLES leistet was man sich von ihr wünscht.

Standardlösung oder Individuallösung? Das ist hier die Frage.

Es gibt einige Situationen in denen eine Integrationslösung eine gute Wahl ist. Wichtige Faktoren zur Entscheidung sind dabei vor allem die Unternehmensgröße, die Komplexität der Geschäftsvorgänge sowie die Anzahl der Kommunikationsebenen.

Daher gilt:

 

Faktoren
Unternehmensgrößekleingroß
Komplexität der Geschäftsvorgängeeinfachkomplex
Anzahl der Kommunikationsebenenwenigviele
Spracheneinsprachigmultilingual
Freigabeprozesseinfachkomplex
Kommunikationsvolumenwenigviel
Als Faustregel könnte daher auch gelten:

„Je komplexer, größer und vielschichtiger die Prozesse sind, desto eher wird die Lösung von der Stange an ihre Grenzen gelangen.“

Wenn man es genau betrachtet macht die Nutzung einer solchen Build-In Lösung also nur Sinn, wenn es im Unternehmen einfache Vorgänge und standardisierte Prozesse gibt, die nicht auf multiplen Kanälen kommuniziert werden müssen.

Fragen Sie sich doch mal:
Wie soll eine einfache Lösung einen komplexen Geschäftsfall regeln? – Sie wollen ja auch nicht nur ein Pflaster, wenn Sie eigentlich einen Gips bräuchten.

Die Individuallösung als wirkliche Alternative zur Integrationslösung

Die Lösung von der Stange stößt immer wieder an ihre Grenzen wenn es darum geht, möglichst individuell auf das Thema Kundenkommunikation einzugehen. Sie ist außerdem nie genau auf die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens zugeschnitten – schließlich kommt sie ja von der Stange und nicht vom Schneider.

Darüber hinaus sind wichtige Features wie Post Processing und Qualitätssicherung nicht standardmäßig eingebaut. Versucht man dieses System nachträglich anzupassen oder aufzurüsten pfuscht man, wenn man ehrlich ist, nur herum und steigert sich exponentiell in der Komplexität der eigenen IT-Systemlandschaft.

Nehmen wir zum Beispiel an Sie möchten:

  • zentral an einem Punkt Anpassungen im Inhalt vornehmen, die dann aber auf allen Kommunikationskanälen sofort aktiv sind. → dann ist ein Single Point of Change nötig, um nicht alle Vorlagen wieder und wieder manuell bearbeiten zu müssen.
  • unternehmensweit nachvollziehen, welche Kosten in welchem Bereich für Kommunikation anfallen werden, um diese dann gezielt optimieren zu können → dazu brauche Sie unternehmensweite Transparenz in allen Bereichen bei ihrem Tool.
  • einen genauen Einblick erhalten, welche Informationen auf welchem Weg das Unternehmen (digital, postalisch, SMS, usw.) verlassen. Sie möchten nachvollziehen wer darauf Zugriff hat und errechnen was das kosten wird – und das nicht nur im Massenversand, sondern auch bei allen (individuellen) Einzeldokumenten? → dann sollten sie viel Wert auf Compliance Konformität legen.
  • dass jegliche Kommunikation einem strikten Qualitätsmanagement unterliegt. Dabei ist für Sie vor allem wichtig, kritische Inhalte herauszufiltern, um diese einem manuellen Prüfvorgang zu unterziehen, ohne täglich (bei unkritischen Prozessen) Zeit zu verlieren. → dann sollten sie nicht am Punkt Qualitätsmanagement sparen.

 

Das alles funktioniert leider nicht mit klassischen Erweiterungslösungen.

Wenn man das aber möglich machen möchte, beginnt der Workaround. Das erstmals günstigere System verursacht dadurch hohe Folgekosten und ist ein zeit- und nervenaufreibendes Unterfangen.
Das alles wäre mit einer individuell zugeschnittenen Lösung aber einfach und schnell erledigt.

Wer also eine gewisse Größe und Komplexität in den eigenen Unternehmensprozessen erreicht hat, muss dringend auch individuell zugeschnittene Systeme integrieren. Denn wer mit Komplexität auf Kleinlösungen setzt, zahlt schnell nach. Das Anfangsbudget ist häufig schnell aufgebraucht, der Workaround ist stetig und die Integration funktioniert bald nicht mehr — Also besser gleich für eine individuelle Software-Lösung entscheiden. Am Ende ist sie oft besser, günstiger und erfüllt genau die Bedürfnisse, die Sie haben.

Fazit:

Für kleine Unternehmen die überschaubare Bedürfnisse an ihre Kundenkommunikation stellen, kann die Built-In Variante der Kernsysteme eine gute Wahl sein. Wenn aber eine komplexe Geschäftsstruktur zugrunde liegt, sollten Sie unbedingt das passende darauf zugeschnittene individualisierbare System bevorzugen. Wenn Sie beides beherzigen, steigen Sie besser, günstiger & schneller aus. So können Sie sich bald wieder auf’s Wesentliche konzentrieren: Ihr Kerngeschäft.

Unternehmen, die sich auf Individuallösungen fokussieren, müssen sich stetig neu bewähren. Das heißt, wir garantieren immer wieder gute Funktion und dafür, dass Ihre Lösung das kann, was Sie sich wünschen.

Schreiben Sie uns! Wir analysieren gerne mit Ihnen gemeinsam Ihre IT-Systemlandschaft und helfen die richtige Lösung für Sie und Ihr Unternehmen zu finden.