Datenaustausch leicht gemacht mit DocuMatrix und TRANSCONNECT®

In Zusammenarbeit mit TRANSCONNECT® hat DocuMatrix eine Lösung für den vereinfachten Informationsaustausch erarbeitet. So sparen Unternehmen in Zukunft viel Zeit und Arbeitskraft, die früher in das Erstellen und den Austausch von Dokumenten geflossen ist. Besonders IT-Abteilungen werden dadurch entlastet.

Das Problem

Das Erstellen und der Austausch von Dokumenten erfordert einen hohen Aufwand an Ressourcen bedeutet.
Grundsätzlich besitzt fast jedes Unternehmen irgendein Kernsystem, wie ERP-Systeme oder andere, anhand dessen Dokumente erstellt werden. Damit können allerdings meist nur statische, nicht bearbeitbare, Dokumente generiert werden. Gibt es Änderungswünsche, wie zum Beispiel den Inhalt eines Dokuments oder das Format einer Rechnung, sind Anpassungen kompliziert. Oft muss die IT-Abteilung involviert werden.
Werden neue Dokumente erstellt mit Lösungen, die zu viel Gestaltungsfreiheit lassen für alle Beteiligten, so kann das Einhalten der Corporate Identity nur schwer kontrolliert werden. Es kommt zum Wildwuchs von Vorlagen, der im Nachhinein wieder behoben werden muss.

Die Lösung

TRANSCONNECT® und DocuMatrix bieten cloudbasierte Software-Lösungen, die als Schnittstelle dienen. Sie ersetzen keine Systeme, sondern ergänzen bereits vorhandene. Das Zusammenspiel beider Lösungen wird in TRANSCONNECT® modelliert und anschließend durch DocuMatrix umgesetzt. Das ermöglicht eine nahtlose und effiziente Verarbeitung von Dokumenten entlang aller Geschäftsprozesse. Besonders die Industrie und die öffentliche Verwaltung profitieren von einer solchen zentralen Lösung.

Mit den Softwarelösungen von DocuMatrix verwandeln sich statische Dokumente in dynamische Dokumente. Diese können ohne IT-Kenntnisse schnell angepasst werden – ganz unabhängig von der IT-Abteilung. Jede Fachabteilung arbeitet dadurch flexibel und ungebunden.
Durch vordefinierte Vorlagen und Textbausteine können individuelle Dokumente erstellt und verwaltet werden, die immer der Corporate Identity und dem Corporate Wording entsprechen. Im Rahmen des Single Point of Change-Prinzips werden die Vorlagen zentral verwaltet; ein Entwurf wird auf mehrere Dokumente angewandt.

Die erzeugten Dokumente werden in Echtzeit automatisiert aus den gewünschten Systemen abgerufen und auf verschiedenen Ausgabekanälen zur Verfügung gestellt. Das können Formate wie das Intranet, WhatsApp, ein Chat Bot, SMS, oder externe Online-Plattformen sein. Das Unternehmen entscheidet selbst, was der Output sein soll.
Die Koordination der Dokumente und Vorlagen kann dabei auch von bereits vorhandenen Systemen übernommen werden. In einem solchen Fall übernimmt DocuMatrix lediglich die Dokumentenerstellung. Es entsteht ein müheloser, individueller Prozess – ganz den Anforderungen des Unternehmens entsprechend.

DocuMatrix Software-Lösungen ermöglichen außerdem bidirektionale Kommunikation. Das bedeutet, dass ein direkter Austausch zwischen Sender und Empfänger besteht. Es kann also innerhalb eines Dokuments interagiert werden.

Das Dream-Team

Wie das Ganze funktioniert? Durch die Kombination einer Integrationsplattform mit einem Low-Code-Ansatz. Die Integrationsplattform TRANSCONNECT® verbindet Anwendungen und Systeme entlang der gesamten Wertschöpfungskette miteinander. TRANSCONNECT® unterstützt eine ganzheitliche Integration von Daten und Anwendungen und bildet komplexe Geschäftsprozesse ab.

Die DocuMatrix-Lösung basiert auf einem Low-/No-Code-Ansatz. Das entlastet IT-Abteilungen und ermöglicht technisch wenig versierten Mitarbeitenden, mittels Drag-and-Drop einfach und schnell Vorlagen zu erstellen.
Durch die integrierte Modul- und Vorlagenverwaltungen entstehen Dokumente auf Basis vordefinierter Textmodule, die mit logischen Regeln und Selektionsmechanismen funktionieren. Die zentral verwalteten Vorlagen können für verschiedene Bedürfnisse von den Anwendenden neu zusammengesetzt und individualisiert werden.
Durch dynamische Formatierung kann die Lösung flexibel verschiedene Formate generieren und sie gezielt auf verschiedene Ausgabekanäle, sei es digital oder physisch, orchestrieren.