Sparen Sie wertvolle Zeit mit digitalen und automatisierten Prozessen im Vertragswesen
Aus Sicht der EndkundInnen bildet die Versicherungspolizze das Fundament der Beziehung zu ihrer Versicherung. Reibungslos ablaufende Dokumentenerstellung im Rahmen der Kundenkommunikation ist dabei essentiell. In der Praxis werden die Unternehmen in der Versicherungsbranche täglich mit extrem großen Datenmengen konfrontiert, vor allem im Zuge des holistischen Vertragswesens und der damit verbundenen Erstellung personalisierter und komplexer Dokumente. Besonderes Augenmerk gilt hierbei insbesondere den rechtlich bindenden Vertragstexten, die hohen Qualitätsanforderungen entsprechen müssen. Ziel ist es, Dokumente völlig automatisch zu erstellen, die trotz des Verzichts auf manuelle Arbeit höchster Qualität und Professionalität unterliegen. DocuMatrix bietet dazu ausgereifte Produkte, die effizient und schnell große Datenmengen verarbeiten können. Die Technologie ersetzt dabei manuelle – mit automatisierten Prozessen, wodurch den EndkundInnen unter anderem ein digitaler, effizienter und rechtssicherer Umgang mit Dokumenten im Vertragswesen ermöglicht wird.
Die Vorteile des Vertragswesens mit DocuMatrix Software
Digitale Optimierung in der Polizzierung und dem Vertragswesen
Vollautomatische Polizzenerstellung mit Revisionsmöglichkeit
Mit der DocuMatrix Software können Dokumente, wie z.B. die Versicherungspolizze, vollautomatisch mit Integration aller persönlichen und vertragsbasierten Daten, inklusive aller Leistungsinformationen und Bedingungen generiert werden. Trotz der Automatisierung sind manuelle Eingriffe für alle standardisierten Dokumente weiterhin möglich. Die Ergänzung weiterer Inhalte, wie der grünen Karte, SEPA Zahlscheinen, Vertriebsinformationen oder individuellen Inhalte und Vereinbarungen, wird somit erleichtert und der Prozess beschleunigt. Dezentral erstellte Inhalte, wie z.B. spezielle Klauseln oder persönliche Briefe in der Polizze, sind ebenso möglich und leicht einbindbar. DocuMatrix bietet dafür robuste und ausgereifte Software, die für die Erstellung hoch komplexer Dokumente ausgelegt ist. Mit Hilfe dynamischer Vorlagen wird der Erstellungsprozess vereinheitlicht und effizient gestaltet.
Zeiteffiziente, automatische Prämienanpassung
Das Erstellen von Anpassungspolizzen und Prämienanpassungen stellt für Versicherungen einen zeitkritischen Prozess dar, in dem große Datenmengen bewältigt werden müssen. Dennoch müssen die Anpassungen bis zu einem bestimmten Stichtag beim Versicherten eintreffen. Oft werden daher viele Ressourcen im Unternehmen gezielt für diesen Prozess blockiert.
DocuMatrix Software gestaltet den Ablauf vollautomatisch und stellt zugleich die Qualität in jeder Vereinbarung sicher. Die Software verfügt über performantes Rendering und effiziente Möglichkeiten zur Datenverarbeitung. Rechtliche Anforderungen, wie z.B. Stichtage oder einheitliche Phrasen in den Dokumenten, sind damit gut umsetzbar, ohne lange Prozesszeiten im Unternehmen zu beanspruchen.
Zentrale Verwaltung von Versicherungsbedingungen
Für verschiedene Tarife gelten unterschiedliche Vereinbarungen. Trotzdem gibt es oft Überschneidungen bei allgemeinen Bedingungen, wie Kündigungsfristen, Ruhen, Vinkulierungen, oder gesonderten Klauseln wie Schwangerschaftsbetreuung.
SachbearbeiterInnen sind bei der Erstellung von Polizzen deshalb häufig damit beschäftigt, bestimmte Bedingungen manuell den einzelnen Tarifen zuzuordnen und sie in zahlreiche Dokumente, wie Angebot, Antrag, Produktblätter oder individuelle Korrespondenz, einzubinden. Außerdem ergibt sich vielfach das Problem, dass die Wartung der zahlreichen Bedingungen zeitaufwendig ist.
DocuMatrix Software arbeitet jedoch nach dem Single-Point of Change Prinzip. Wenn sich eine Bedingung zentral ändert, wird sie automatisch in allen neuen Dokumenten in der neuesten Version eingebunden. Zudem können jene Bedingungen von unterschiedlichen Stellen zentral angelegt, von der Rechtsabteilung geprüft und von den Fachabteilungen verwaltet werden. Die Software bietet dabei höchste Nachvollziehbarkeit und Transparenz, denn die Versionierung ist bis auf den einzelnen Mausklick rückverfolgbar. Freigabeprozesse durch die Rechtsabteilung oder die Fachabteilung zur Qualitätssicherung sind ebenfalls jederzeit möglich.
Gesteigerte Kundeninteraktion
In der heutigen Zeit ist schnelle Reaktion auf Kundenanliegen ein Muss. Schließlich möchte jede/r Kunde:in übersichtlich und zeitnah über Verträge, etwaige Änderungen und Leistungsabwicklungen informiert werden – am besten auf unterschiedlichen Kanälen. Die Customer Journey bietet dabei einige Berührungspunkte zwischen den KundInnen und dem Versicherungsunternehmen, z.B. bei Todesfällen, Prämienbestätigungen, Leistungsabwicklungen, Rechnungen oder Mahnungen. Dazu werden Dokumente oft manuell erstellt, sind fehleranfällig oder nach Interpretation der einzelnen SachbearbeiterInnen ausgelegt.
Mit der DocuMatrix Software gehört genau dies der Vergangenheit an – Dokumente werden nämlich vollautomatisch und auf Knopfdruck erstellt. So werden Fehler und Auslegungsspielräume vermieden. Die unterschiedlichen MitarbeiterInnen und Abteilungen arbeiten dabei kollaborativ an den Vorlagen und Dokumenten. Damit erhalten die KundInnen schnell und übersichtliche Informationen. Die Software ermöglicht außerdem die Interaktion auf unterschiedlichsten Kanälen – digital und analog (z.B. Messenger-Dienste, Apps, Portale, SMS oder Brief) – je nach Bedürfnis und Qualität der Information.
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