Effizientes Dokumenten-Management mit docPIPE

Die Verwaltung und Verteilung großer Dokumentenmengen stellt Unternehmen vor wachsende Herausforderungen. Mit dem SortSplit-Modul von docPIPE bietet sich eine leistungsstarke Lösung, um Dokumente effizient zu sortieren, zu gruppieren und gezielt aufzuteilen. Dieser Beitrag beleuchtet die Funktionsweise, Konfigurationsmöglichkeiten und Anwendungsfälle des SortSplit-Moduls und zeigt auf, wie Unternehmen ihre Prozesse damit optimieren können.

SortSplit in der Praxis

Ein großes Rechenzentrum, welches täglich mehr als 50.000 mehrseitige Dokumente verarbeitet, stand vor der kostenintensiven Herausforderung verschiede Sendungstypen (Größe, Frankierung, Einschreiben, Beilagen/Zahlscheine) effizient automatisch zu verarbeiten, Kuvertieren und dem Versanddienstleister zu übergeben.

Das Rechenzentrum hat mit docPIPE und dem SortSplit-Modul die Effizienz maßgeblich steigern können. Die Dokumente werden mittels docPIPE importiert und sortiert. Die Sortierung erfolgt nach Größe, Versandtyp, Destination, Produkttyp und ähnlichem. Anschließend werden die Dokumente, Versand optimiert, vorbereitet für die weiteren Prozesse, wie zum Beispiel die automatische Kuvertierung. Durch den Closed-Loop-Process und die Qualitätssicherung wird jedes Dokument, korrekt dargestellt und richtig verarbeitet.

Das SortSplit-Modul im Detail

Das SortSplit-Modul ist ein Baustein von docPIPE, der es ermöglicht, gesammelte Dokumente nach festgelegten Kriterien zu verarbeiten. Dabei werden Dokumente aufgeteilt, sortiert und für die weitere Verarbeitung oder Verteilung vorbereitet.

Die Konfiguration des SortSplit-Moduls erfolgt über die benutzerfreundliche docPIPE-Web-GUI. Hier lassen sich allgemeine Einstellungen, spezifische Auswahlkriterien sowie Sortier- und Gruppierungsoptionen definieren, die anschließend in verschiedenen Workflows genutzt werden können.

Zentrale Funktionen in der Konfiguration:

1. Splitting: Festlegen, welche Dokumente in welchen Bucket gelangen sollen.
2. Sortierung: Bestimmen der Sortierkriterien (z. B. Datum, Kundennummer).
3. Gruppierung: Dokumente in Gruppen zusammenfassen, sodass verwandte Inhalte gemeinsam verarbeitet werden können.

Metadaten als Schlüssel zur Flexibilität

Eine Kernfunktion von SortSplit ist die Nutzung von Metadaten, die beispielsweise in den Daten eines Dokuments definiert sind. Diese Metainformationen ermöglichen eine maßgeschneiderte Verarbeitung.

Beispiel:
Ein Dokument enthält den Metadaten-Schlüssel DOCUMENT_TYPE mit den Werten INVOICE und ADVERTISEMENT. Das SortSplit-Modul kann diese Informationen nutzen, um die Dokumente gezielt zu sortieren oder in Gruppen aufzuteilen.

Anwendungsfälle für das SortSplit-Modul

1. Einfaches Aufteilen in einem einzigen Job

Ein klassisches Szenario:

Ein Dokument wird durch das SortSplit-Modul in drei Buckets aufgeteilt: E-Mail, Druck und Rest. Die E-Mail-Daten werden an einen entsprechenden Empfänger verteilt, der Druck-Bucket wird in den Hold-Status versetzt, und nicht benötigte Dokumente werden aussortiert.

2. Sammeln und Verarbeiten aus mehreren Jobs

In komplexeren transaktionsbasierten Umgebungen erstellt docPIPE Dokumente in mehreren asynchronen Jobs:

Diese Dokumente werden zunächst gesammelt und in den Hold-Status versetzt. Über eine zeitgesteuerte Funktion können die Dokumente anschließend verarbeitet und mithilfe von SortSplit aufgeteilt werden. Die Buckets werden dann gezielt an die entsprechenden Empfänger verteilt.

3. Mehrstufige Verarbeitung mit SortSplit

In manchen Situationen wird das SortSplit-Modul mehrfach hintereinander angewendet: Die Ausgabedateien eines SortSplits werden an einen neuen SortSplit-Receiver weitergeleitet und erneut verarbeitet. Dieser Vorgang kann beliebig oft wiederholt werden, um die Daten weiter zu verfeinern.

Qualitätssicherung im SortSplit-Modul

Die Qualitätssicherung ist ein unverzichtbarer Bestandteil des SortSplit-Prozesses:

Es wird überprüft, ob alle Dokumente vollständig und korrekt auf die Buckets verteilt wurden. Fehlerhafte oder unvollständige Dokumente werden erkannt und aussortiert. Diese Prüfungen ermöglichen eine präzise und zuverlässige Verteilung.