Der Swiss-QR-Code
und die digitale Zahlungszukunft
Wer hat’s erfunden…?“ – Nicht die Schweizer aber sie nutzen es weise!
Vielleicht wissen Sie schon, dass mit Ende Juni 2020 in der Schweiz die Zahlungsformate umgestellt wurden, um mit der neuen Norm ISO 20022 digital in Richtung Zukunft zu schreiten. Im Zuge dessen, wurde flächendeckend der Einzahlungsschein zur Zahlung von Geschäftsrechnungen bei allen Schweizer Firmen durch den Swiss-QR-Code im unteren Teil der Rechnung abgelöst.
Dieser Code wird die wirtschaftlichen Prozesse vereinfachen und Synergien zwischen allen Beteiligten im Zahlungsverkehr ausschöpfen, was die Abläufe auf Dauer schneller, besser und dadurch auch kostengünstiger macht.
Was ist dieser neue Swiss-QR-Code?
Wir alle kennen den zweidimensionalen QR-Barcode, der schnell und einfach mit dem Smartphone auszulesen ist und uns das Einrichten der Internetverbindung abnimmt, auf eine bestimmte Webseite führt oder uns mit anderen Daten füttert. Der neue Swiss-QR-Code besteht ebenfalls aus dieser schwarz-weissen Matrix, welche binär codierte Daten enthält. Selbstverständlich ist er mit dem Schweizerkreuz gebrandet und befindet sich ab jetzt im unteren Teil der Rechnung. Dort war bis vor Kurzem, wie auch in vielen anderen Ländern, ein Einzahlungsschein auf rotem perforiertem Papier zu finden.
Das gesamte Rechnungsverfahren läuft nun ganz einfach ab:
- Der Rechnungssteller generiert mit passenden Tools die Rechnung, welche den neuen Swiss-QR-Code enthält.
- Die Dokumente werden an den Endkunden übermittelt.
- Der Kunde freut sich und kann mit seiner Banking-App die Zahlung bequem durch das Einlesen des Swiss-QR-Codes abschließen.
Wie funktioniert das technisch?
Es funktioniert durch die Umwandlung und Codierung aller benötigten Zahlungsinformationen in einen formal korrekten Swiss-QR-Code und die anschliessende automatische Integration dieses generierten Codes in bestehende Dokumente und Vorlagen.
Dazu erstellt ein sogenannter Formatierer oder Renderer im Dokumentenmanagementsystem Dokumente wie Rechnungen, etc. Außerdem codiert er im Hintergrund die vorab eingegebenen Informationen direkt zum QR-Code, welchen er anschliessend automatisch in das Dokument einfügt.
Dies funktioniert super für sogenannte Batch-Dokumente (d.h. Massensendungen wie Rechnungen, Mahnungen, usw.). Aber auch für individuelle Korrespondenz oder Serienbriefe gibt es im Customer Communication Management System integrierte Lösungen. Diese arbeiten mit einem optionalen Vorlagen-Element, welches bei Bedarf eingefügt werden kann und den Benutzer schnell und unkompliziert durch die Erstellung eines solchen Codes führt. Dabei wird der Benutzer Schritt für Schritt angeleitet, sodass nur noch die jeweiligen Daten, wie IBAN, Betrag usw. in das vorgeschriebene Feld eingetragen werden müssen, um den Swiss-QR-Code zu generieren.
Welche Rolle spielt DocuMatrix dabei?
Wir als DocuMatrix geben unseren Kunden die Tools in die Hand, damit sie komfortabel und schnell die neuen Swiss-QR-Codes generieren können. Für unseren Schweizer Kunden Bossard haben wir daher schon Anfang Mai 2020 das Pilotprojekt Swiss-QR-Code gestartet, um frühzeitig vor der offiziellen Umstellung Erfahrungen zu sammeln und unsere Produkte (dmDOC & docTYPE) zu erweitern.
Bossard hat somit, ohne zusätzlichen Aufwand bei der Dokumentenerstellung, ganz unkompliziert und in einem Schritt den nötigen Swiss-QR-Code bei der Hand.
Dadurch sind sie fit für die Zahlungs-Zukunft in der Schweiz und das mit einem innovativen Produkt, welches viele weitere Vorteile bietet.
Die Vorteile auf einen Blick
Ganz weit oben steht das komfortable Handling des Bezahlvorgangs beim Endkunden, welcher in Minutenschnelle den kompletten Rechnungsvorgang abwickeln kann. Aber auch auf Seiten der Rechnungsleger ergeben sich zahlreiche Vorteile, denn die neue Methode hat das Potential, Zeit und Kosten zu sparen sowie zu einer nachhaltigeren Firmenstrategie beizutragen.
Wenn die passenden Programme im Rechnungsprozess integriert sind, liefert das System quasi auf Knopfdruck den QR-Code, welcher für alle Zahlungsarten und Referenzen eingesetzt werden kann. Die Rechnungserstellung in Eigen- oder Fremdwährung ist dadurch leichter umsetzbar und die Digitalisierung der Daten ermöglicht neben der zeitsparenden effizienten Erstellung, auch eine leichtere Überwachung der Zahlungseingänge.
Darüber hinaus werden keine speziellen perforierten und gefärbten Vordrucke mehr benötigt. Rechnungen haben somit noch größeres Potenzial komplett elektronisch erstellt, versendet und bearbeitet zu werden. Das bedeutet weniger manueller Aufwand, weniger Papierkosten und einen weiteren Schritt auf dem Weg hin zu einer papierfreien Zukunft.
Ganz gleich ob in der Schweiz oder in anderen Ländern, wenn auch Sie Interesse am Umstellen Ihres Zahlvorgangs haben, um auf lange Sicht Zeit und Kosten zu sparen, beraten wir Sie gerne!
